為什么忙碌有時不能帶來成效
作者：
齊薇霖 更新：2018-04-06 02:19 字數：1526
當你擁有得越多，責任就越大，隨之決策的風險也會越高，這是一條恒古不變的法則。但很多時候，人們只會沉浸在擁有更多的喜悅跟渴望中，忘記責任與風險的存在。
假設之前你每天只做一件事情，你做得很好。因此，你被晉升了，從此開始接觸更多的項目，見更多的客戶。這時候事情的復雜性便開始了。哪些事應該先做？哪些可以遲些去做？很多時候，我們開始被事情牽著走，變得不能掌控局面。
比如，在我居住的小區，物業的工作人員每天要面對很多業主的訴求。當事情比較多的時候，那些沒什么管理的公司，就會以哪個業主更兇，情緒更激動，來劃分輕重緩急。如果業主打電話去物業投訴一件事，是在正常語氣和情緒下說的，那么這件事就可以先放一放；如果業主情緒激動，甚至開始破口大罵了，那么這件事會提升到中等緊急；如果一大幫業主扎堆在物業公司吵架，大聲投訴，那么工作人員會立即放下手里的工作，來解決這次抗議。
這種案例可以代表很多公司的管理模式，完全的粗放型。以發生的時間順序，或對方的地位和兇惡程度來判定事情的輕重緩急。
這種思維會造成什么結果呢？舉個例子，假設你創業了，開了一間小食檔，賣三明治。在一條繁忙的街道上，由于你的認真制作，食客開始越來越多。直到生意太好一個人忙不過來了，你需要請幾名伙計來協助你。很快你發現，請來的伙計沒有你做得好吃，雖然你已經給了他們培訓。但此時，你的生意量還是可以的。很多人來買三明治的時候，都問你有什么飲品他們想一起帶走。這時候你開始想為什么不制作一款橙汁，讓客人打包買走。你花了好幾周時間研究橙汁的配方，終于，覺得自己已經調制出了最佳的味道，可以上市了。你開始每天花幾個小時制作這款橙汁，沒想到銷售情況卻并不理想，并且由于伙計制作的三明治質素下降，你開始失去大量的回頭客，生意越來越少。
一個在一開始發展順利的生意，慢慢脫離了正軌。你的產品從一款廣受歡迎的三明治，變成了一些質素平平的三明治和一款不太受歡迎的橙汁。這種情況能夠代表很多商業機構的現狀。
那些經歷時間考驗的成功管理者，都有一個共同點，那就是——過人的價值分析能力。所謂的管理，無非就是將事情分為最高價值的、中等價值的和低等價值的，然后將時間切塊，合理地分配到這三種事情中。
假設你是一個物業公司的經理，在分清事情價值之前，每天投入大量優質的整塊時間，放在開會、回復電郵、復印票據等低價值的工作中。你會發現自己忙碌了一整天，但什么真正的進度都沒有實現，第二天，你會面對更多的業主投訴，如此累積。你應該找到一個整塊的時間，當客戶和其他同事不能干擾你的時候，首先將所有的待完成事件做一個清單，然后通過比較和分析，找出其中最有價值的事情。
以上面賣三明治的案例來說，三明治的口味和質素是小店成功的根本，應該首先解決如何在大量生產之后，仍然維持水準的方法。這件事值得你投入最多、最優質的時間去做。
減少花在低價值事物上的時間。比如，每天你的工作郵箱里都會收到不少電郵，但你工作的節奏不應該被電郵到達的節奏而控制。你不需要即刻回復每一封郵件，這只能使你的工作受到持續的干擾和打斷。
有些時候，我們甚至應該放棄一些低價值的項目。拿三明治小店的例子來說，你應該放棄研發橙汁，交給那些更專業的人去生產，只要購入一些用來銷售就可以了。 這樣一來，每天可以花更多的時間在培養伙計上面，與他們一起制作幾個小時。然后，出去喝杯咖啡，思考一些下一步生意擴張的方式。然后，回到店里檢查三明治制作的準備工作、食材的分類和衛生情況。最后，在下班前的一小時回復一些電郵，完成與供應商的訂單。
其實，不僅僅是對一個機構的管理，在個人管理方面這種分類方式也是十分有效的。畢竟，時間是太寶貴的東西，應該像對待最珍貴的物品那樣去善用時間。將最好的時間，留給最重要的事。